Via de website van Schalkwijk aan Zet worden persoonsgegevens verwerkt. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons via de website verstrekt en persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

De gemeente verzamelt en gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens van de bezoekers en gebruikers van deze website. Het hangt af van de specifieke verwerking welke persoonsgegevens precies worden verwerkt en voor welk doel. Hieronder lees je voor welke doelen op Schalkwijk aan Zet welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe lang we de gegevens bewaren.

Doel

• Verzamelen van plannen van bewoners, ondernemers en organisaties voor een mooier, socialer, groener en duurzamer Schalkwijk.
• Uitvoeren van een draagvlakmeting (minimaal 50 positieve likes) en een haalbaarheidscheck op de ingediende plannen.
• Verdelen van budget over de haalbare plannen en bepalen welk plannen worden uitgevoerd door de bewoners van Schalkwijk.

Subdoelen

• Inzicht krijgen in waar de likes (= stemmen) op de ingediende plannen vandaan komen.
• Inzicht geven aan bezoekers, planindieners en gemeente in de argumenten voor of tegen een plan.
• Zorgen voor een rechtmatig verloop van het participatief begroten.

Een spelregel voor het indienen van plannen is dat iedereen een plan mag indienen. We nodigen nadrukkelijk bewoners van Schalkwijk uit om op de plannen te stemmen.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk om in het kader van een zorgvuldige voorbereiding van besluiten (Algemene wet bestuursrecht) tot een gedragen besteding te komen van de toegekende gelden voor Wijk aan Zet.

Categorieën persoonsgegevens

De gemeente verzamelt en gebruikt de volgende gegevens in de vermelde periode.

Postcode: van 23 september t/m 22 oktober 2023 (indienen en liken van plannen) registreren we postcodes, omdat we willen weten waar de likes vandaan komen. 

Van 23 september t/m 22 oktober 2023 vragen we mensen die zich registreren om hun naam op te geven. Als je een plan indient, is je naam zichtbaar op de pagina van jouw ingediende plan. Als je een argument plaatst is je naam ook zichtbaar op de pagina. Dit doen we omdat het de kwaliteit van de discussie verbetert. Je kunt uiteraard een alias opgeven, maar we stellen het op prijs als je met open vizier meedenkt over de plannen.

E-mail: van 23 september t/m 22 oktober 2023 vragen we mensen die zich registeren om een e-mailadres, omdat we met hen in contact willen (kunnen) komen over hun ingediende plan. De indieners van plannen worden na de haalbaarheidscheck persoonlijk geïnformeerd per e-mail of hun plan haalbaar is. 

Telefoonnummer: van 23 september t/m 22 oktober 2023 vragen we mensen die een plan indienen optioneel om hun telefoonnummer. Dit doen we om snel contact op te kunnen nemen over het plan. 

IP-adressen: van 23 september t/m 22 oktober 2023 worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden in het liken (= stemmen) en indienen van plannen te kunnen opsporen.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Voor jouw persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van Schalkwijk aan Zet geldt het volgende:

• Het indienen en liken (= stemmen) van plannen loopt af op 22 oktober 2023. Daarna wordt de website Oost aan Zet statisch gemaakt. Plannen, namen van indieners, aantal voor- en tegen stemmen en argumenten voor- en tegen blijven wel zichtbaar op de website.
• Na 22 oktober 2023 worden de verzamelde gegevens verwerkt in een beknopte (geanonimiseerde) analyse van waar mensen vandaan komen die hebben meegedaan aan het stemmen, per plan. Deze informatie wordt met de voor- en tegenargumenten meegestuurd aan de gemeente die van 23 oktober t/m 26 november 2023 een haalbaarheidscheck doet op de plannen.
• Op 27 november 2023 worden de haalbare plannen bekend gemaakt waar bewoners van Haarlem-Oost op kunnen stemmen. De niet haalbare plannen en namen van indieners blijven ook zichtbaar op de website.

Alle plannen blijven zichtbaar op de website tot twee maanden nadat de winnende plannen bekend zijn gemaakt. Op 31 maart 2024 (drie maanden na afronding van Oost aan Zet) wordt de website in principe uit de lucht gehaald. Het kan zijn dat de website voor archiefdoeleinden online blijft. Als daartoe wordt besloten, worden de namen van de planindieners en namen van mensen die gereageerd hebben op plannen op de website geanonimiseerd. Ook de achterliggende databases worden verwijderd: de geregistreerde namen, postcodes, e-mailadressen, telefoonnummers en IP-adressen.